Büroorganisation: Tipps für einen aufgeräumten und entspannten Arbeitsplatz

Ein aufgeräumtes Büro ist mehr als nur Fassade und macht einen guten Eindruck auf Kollegen und Geschäftspartner. Es trägt auch immer zum Wohlbefinden und der Produktivität aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei. Wir zeigen kompakt zusammengefasst, worauf es bei der Büroorganisation ankommt und mit welchen Details ein perfektes Arbeitsklima geschaffen werden kann.

Worum geht es bei der Büroorganisation?

Wenn von Büroorganisation gesprochen wird, ist nicht jedem immer ganz klar, worum es eigentlich geht. Der Begriff beschreibt mehr als nur das reine Aufräumen und umfasst alle Vorgänge zur Steuerung und Organisation verschiedener Abläufe im Büro. Dazu zählen nicht nur die Ablage von Unterlagen und die Entsorgung von Müll, sondern auch die Optimierung von Routineaufgaben und die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen.

Beispielsweise fallen diese Dinge unter Büroorganisation:

• Gestaltung und Dekoration von Büroflächen
• Festlegung von Software für geregelte Abläufe
• Ablage, Speicherung und Archivierung von Daten
• Pläne zur Reinigung und Ordnung im Raum
• Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden

Tipp: Kleine Änderungen wie die Wahl der richtigen Papierformate für Notizen und Unterlagen haben große Auswirkungen auf die Produktivität. Während Berichte häufig auf große Formate wie DIN A4 oder DIN A5 gedruckt werden, sollten Sie Notizen oder Prospekte besser in DIN A7 drucken, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Mehr Ordnung durch ein effektives Ablagesystem

Ein unordentlicher und unstrukturierter Arbeitsplatz führt oft zu Suchzeiten, Verzögerungen und ineffizienten Prozessen. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts verbringen Büroangestellte pro Jahr durchschnittlich bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten und Informationen. Ein durchdachtes Ablagesystem und Archiv können diesen Verlust minimieren und Ihre Nerven zudem deutlich schonen.

Digitale Tools wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglichen eine strukturierte Archivierung in wenigen Klicks und Zugriff auf alle relevanten Dateien mithilfe einer Stichwortsuche. Gleichzeitig bleibt eine gewisse Menge an Notizen und Zetteln unverzichtbar, hierfür muss eine Ablage eingeführt werden.

Tipp: Farbige Markierungen, Post-its oder Whiteboards können dazu beitragen, dass Sie Informationen schneller erfassen und priorisieren. Wer seinen Arbeitsplatz gezielt mit diesen Akzenten ausstattet, hat es in stressigen Situationen leichter, bestimmte Unterlagen zu finden.

Minimalismus im Büro: Weniger ist mehr

Zu viele Unterlagen und Gegenstände auf dem Schreibtisch bringen Unruhe in das Büro und sorgen für Ablenkung. Wir empfehlen deshalb immer die Methode des Lean Office, welche sich an den Prinzipien einer schlanken und nachhaltigen Produktion orientiert. Die 5S-Methode hat sich am Arbeitsplatz bereits bewährt:

• Sortieren: Unnötige Gegenstände aus dem Büro entfernen.
• Systematisieren: Alles an einen festen Platz räumen und diesen eventuell markieren.
• Säubern: Einen ordentlichen und hygienischen Arbeitsplatz erhalten.
• Standardisieren: Einheitliche Abläufe für jeden wiederkehrenden Prozess einführen.
• Selbstdisziplin: Alle Routinen zu einem festen Zeitpunkt oder nach einem Auslöser umsetzen.

Ein erfolgreicher Arbeitstag beginnt immer mit einem aufgeräumten Büro, denn nur so entstehen keine Ablenkungen oder Störfaktoren wie langes Suchen oder Versäumnisse bei zu überweisenden Rechnungen.

Tipps für eine klare Kommunikation im Büro

Wenn Sie nicht allein, sondern mit Ihren Kollegen in einem Büro arbeiten, dann ist eine klare Kommunikation entscheidend für ein harmonisches Klima. Klare und präzise Formulierungen vermeiden Missverständnisse und sparen viel Zeit. Verwenden Sie im Büro deshalb einfache Sprache und bringen Sie die Kernpunkte direkt auf den Punkt.

In Meetings sind eine klare Struktur und ein Zeitlimit entscheidend, um sich nicht in langen Gesprächen ohne Ergebnis zu verlieren. Schriftliche Kommunikation kann ebenfalls dabei helfen, Punkte einfach und zielführend abzuklären. Legen Sie zudem unbedingt fest, wann im Gemeinschaftsbüro gesprochen werden sollte – sonst kommt es schnell zu Streitigkeiten und einer sinkenden Produktivität.